12 - Cuidado com o "está pronto... só falta..."

Já ouviu a frase "está pronto… só falta…"? Cuidado, o "só falta" pode ser muito mais demorado do que você imagina.

Na mensagem de ontem do newsletter semanal falei a respeito da vantagem de concluir alguns tipos de tarefa imediatamente. Dependendo do que está sendo feito, deixar para depois —o famoso "só falta"— pode ser uma grande perda de tempo.
 

Evernote ou Dropbox ou OneNote ou Google Drive ou...

Enxergo o universo de serviços de armazenamento em nuvem divididos em dois grandes grupos.

De um lado temos o Evernote, Google Keep, OneNote e Notas da Apple, que funcionam muito bem para coleta e localização de informações úteis para atividades pessoais e profissionais.

Em paralelo existem os serviços mais voltados para armazenamento tradicional como o Dropbox, Google Drive, OneDrive e iCloud, que são baseados em uma antiga estrutura hierárquica de pastas e sub-pastas.

Entender essa diferença entre um grupo e outro é importante porque eles não são necessariamente excludentes. Alem disso, é preciso também conhecer as características, vantagens e desvantagens de cada aplicativo para saber como utilizar o melhor de cada um deles.

Minha opinião é a seguinte: o Evernote é excelente para capturar conteúdo e melhor ainda para encontrarmos o que precisamos e quando precisamos.

O Google Keep também é muito bom nas buscas, mas para o que preciso ele muito simples. Especialmente no que se refere a estrutura rígida dos elementos nas notas (veja video).

Já o OneNote é muito melhor que o Keep nesses aspectos, mas acho que ainda peca nos aplicativos móveis, no sincronismo e principalmente na estrutura de etiquetas. Por conta destas limitações é muito complicado usar o OneNote para algo mais elaborado como o que ilustrei no vídeo "Gestão de Tarefas com o Evernote".

Por outro lado, para guardar arquivos pesados ou trabalhar em edição colaborativa de documentos, o Evernote não é bom. É nesse ponto que entram em cena os sistemas de armazenamento.

iCloud

Apesar de achar os produtos e serviços da Apple muito bons, descarto o iCloud por conta do costumeiro ambiente fechado da empresa.

Não existe a menor possibilidade de eu usar um serviço que me prende dentro do seu eco-sistema. Se amanhã ou depois, por algum motivo eu quiser ou precisar deixar de usar os produtos da Apple, terei uma enorme dificuldade de acesso ou importação.

Dropbox

O sincronismo do Dropbox é excelente, mas a medida que as outras empresas foram criando seus sistemas de armazenamento, o serviço foi ficando isolado e limitado.

Muitos têm falado do Paper, mas ele é basicamente um ambiente colaborativo que já existe no Office e no Google Drive.

Google Drive

Optei pelo uso Google Drive por conta do serviço G Suite que assino. E escolhi pagar pelo G Suite em lugar do Office ou Dropbox por alguns motivos. O G Suite me permite usar meu próprio domínio e ele está cada vez melhor integrado ao Gmail e a outros serviços do Google e de terceiros, conforme demonstro no vídeo "Crie uma bela apresentação PowerPoint em minutos".

O conjunto de serviços que uso é:

  • Evernote para coleta, organização de conteúdo e gerência de tarefas;
  • Google Drive para arquivos maiores que são ligados em notas do Evernote;
  • Trello para trabalhos colaborativo.

E você, que ferramentas você usa? Compartilhe seu setup nos comentários do vídeo para ajudar os colegas que ainda estão em busca de um conjunto ideal.

11 - Algum dia/talvez... Nunca!

Um dos espaços de organização do GTD é a lista "algum dia/talvez”. Eu diria que nos primeiros materiais publicados a respeito da técnica, sua utilização já foi muito mais radical do que é hoje, mas ainda assim considero o conceito como uma espécie de lixeira de luxo.

Digo isso porque ou você segue a risca todas as cerimônias do GTD, ou a lista certamente cairá no esquecimento. Pergunta para você que usa GTD: quanto tempo de verdade você anda dedicando aos projetos que estão no "algum dia/talvez”? Será que você realmente leva em conta cada um deles nas suas revisões semanais ou eles estão lá largados como se não existissem? 

É por essa razão que não vejo sentido na separação de projetos futuros em um espaço "escondido" que depende totalmente da nossa ineficiente capacidade de lembrar ou da rotina semanal do GTD. Meu fluxo de gestão de tarefas é inspirado em um conceito que adoro no Scrum, o "product backlog”.

Esse é um espaço que guarda à vista tudo aquilo que temos a fazer "algum dia/talvez” para concluir um produto. E o incrível é que ao mesmo tempo o product backlog permite a ordenação hierárquica usando um sistema simples e frequente para triagem e que explorei recentemente no vídeo "Afinal, o melhor é começar pela tarefa mais difícil ou a mais fácil?".