Reuniões eficientes usando Evernote, Trello e outras ferramentas.

Depois de mais de 20 anos no mercado posso dizer que conheço bem a diferença entre uma reunião na qual todas as partes se prepararam e uma que foi realizada sem preparo algum. É uma diferença gigantesca.

Quando li o tweet do Chris O'Neill‏, CEO da Evernote, com uma hashtag dizendo algo como "Sem pauta, sem reunião", resolvi gravar o vídeo abaixo com várias dicas que aprendi ao longo dos anos. O tema é amplo e por isso dividi o assunto em quatro partes: Agendamento, Pauta (ou Conteúdo), Anotações e Próximas Ações.

Agendamento

Não é uma tarefa simples, mas existem alguns truques que você pode utilizar. Por exemplo, nunca deixe para depois. Se já está com a pessoa, marque uma data. Se é uma segunda ou terceira reunião, comece sugerindo o mesmo horário na próxima semana. Muitas vezes funciona porque todos temos rotinas.

Se está tentando marcar por email, a melhor alternativa é sugerir dois ou no máximo três dias e horários diferentes. Menos opções facilitam escolhas. Mas se estiver complicado, ligue ou utilize uma das diversas ferramentas online que permitem marcar o melhor horário para as partes.

Pauta

Pautas são importantíssimas e existe um campo de texto nos convites que você pode usar para isso. Defina ao menos os tópicos principais, compartilhe com as partes, prepare-se e, o mais importante, siga os tópicos durante a reunião.

Anotações

Minhas anotações são divididas em três partes e feitas sempre no Evernote. No topo coloco o nome e sobrenome de todos. Além de ter o nome de todos os participantes, usuário Premium verão abaixo da Nota os cartões de contexto mostrando o perfil de cada um no LinkedIn.

Prefiro organizar tudo em tópicos, mas se você gosta de Mapa Mental, papel ou qualquer outro tipo de anotação, será sempre muito fácil levar isto para o Evernote depois. A vantagem de estar para o Evernote é que tudo será indexado e no futuro aparecerá na busca.

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A última parte da Nota são as minhas tarefas e a dos participantes. Procuro sempre definir um prazo perguntando quando é uma boa data para a outra pessoa ou sugerindo um prazo se é algo que eu tenho que fazer. E antes de deixar a sala é sempre bom checar o entendimento de tudo. Repita os itens que anotou, verifique se algo está falando e ajuste o que foi entendido errado.

Próximas Ações

Depois da reunião normalmente há o que fazer. Se forem atividades simples os Lembretes do Evernote são uma boa opção. Controle o que tem que tem que ser feito usando as caixas de marcação de tarefas e cobre dos demais as tarefas que eles ficaram de executar.

Se for um trabalho mais complexo e em equipe, sugiro que as anotações e prazos sejam transcritos para um Quadro no Trello compartilhado entre todos. Monte o Quadro em formato de fluxo de atividades onde cada lista é um passo e cada Card contém os membros responsáveis.

Desta forma as tarefas vão caminhando no tempo, cada pessoa sempre saberá o que é sua responsabilidade e as dúvidas e discussões acontecerão sempre ligadas a cada tarefa.

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