Será que estamos próximos de uma overdose de WhatsApp?

Meus clientes andam reclamando de um problema idêntico, estão todos se sentindo sufocados pela quantidade de mensagens que trocam diariamente.

O WhatsApp é uma ferramenta muito útil, mas como todas as outras, precisa ser utilizada a seu favor. Há situações em que as mensagens rápidas são extremamente eficientes, mas cuidado com o uso generalizado. Quando a tecnologia está prejudicando o desenrolar natural das coisas, algo está muito errado.

Você entende que ao responder freneticamente todas as mensagens isso significa que seu tempo está sendo controlado por outras pessoas? Será que ficar horas trocando mensagens com um mesmo colega de trabalho, cliente ou fornecedor faz sentido?

Em situações como essa não seria mais apropriado uma ligação, uma reunião rápida ou videoconferência para solucionar o problema de uma forma direta e eficiente?

O conjunto de sugestões que tenho dado para meus clientes é o seguinte:

  1. Adotar uma outra ferramenta exclusiva para comunicação interna. Pode ser o Slack, conversas dentro dos cards do Trello ou algo similar. Funciona muito bem porque além do histórico permanecer na empresa, toda vez que uma notificação chegar por ali, já é sabido que se trata de algo relacionado à empresa e direcionado especificamente a você e ao trabalho já descrito ou em discussão no Card. Nada de mandar algo para o grupo inteiro, quando só uma pessoa precisa ser acionada. Ou seja, todos podem deixar o WhatsApp e similares de lado e responder colegas e familiares nos intervalos.
  2. Gradativamente reeducar os contatos. Existe uma grande verdade comercial que um chefe me ensinou no início da minha carreira: “Responda antes que o cliente pergunte”. Portanto, um fluxo constante de envio de informações, atualizações e próximos passos por email ou nota compartilhada do Evernote contendo um histórico atualizado, funcionam muito bem.

Fazendo isto, não haverá perda de tempo com infinitas trocas de mensagem e o cliente, fornecedor, chefe ou colega de trabalho ficará com a impressão de um atendimento incrivelmente eficiente.

Porém, para conseguir atingir algo assim, é preciso estar organizado de forma apropriada e ter fluxos de atividades bem definidos. É difícil? Não. Mas você precisa parar e fazer.