Por que alguns usuários avançados preferem criar fluxos de atividades no Evernote?

No vídeo "Evernote na rotina de um psicólogo clínico", o amigo Alexandre Costa descreve parte da sua rotina de trabalho usando o aplicativo e uma das práticas que ele mencionou chamou minha atenção e achei importante explorar o tema em mais detalhes neste artigo.

Antes de prosseguirmos, entretanto, é importante lembrar que o Alexandre é o tipo de usuário que tem poucos Cadernos e muitas Etiquetas. Para entender melhor a estrutura dele, você pode ouvir a Dica 100 do Diário de um elefante e depois pule para o episódio 199 para conhecer algumas dicas minhas a respeito de como organizar Etiquetas, Cadernos e Pilhas. Mas o detalhe da organização do Alexandre sobre o qual quero falar é outro.

Em um dado momento ele descreve a forma como lida com o Caderno chamado “Viagens" e se você prestar atenção, verá que neste instante ele está, em realidade, descrevendo um fluxo de atividades dentro do Evernote. O tema é importante e extenso e no último episódio do Diário de um elefante Pro, falei sobre isso por mais de 30 minutos, mas vou tentar resumir o assunto usando o exemplo do Alexandre.

Bem diferente do que acontece com a minha estrutura, ele tem poucos Cadernos de viagem. Em realidade, são basicamente dois. Um tem o nome de “Viagem", que funciona como um arquivão e o outro é o que guarda as informações da viagem em curso. E é aqui que mora a sacada do fluxo de atividades que muitos usuários avançados adotam.

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O Caderno da viagem atual vai desaparecer depois da viagem, mas seu conteúdo continuará vivo dentro do Evernote. Quando cada viagem termina, o que ele faz é selecionar todas as Notas do Caderno e criar e aplicar uma Etiqueta que tem exatamente o mesmo nome do Caderno da viagem. Depois ele move todas as Notas para o Caderno que é o arquivão de viagens e apaga o Caderno da viagem que acabou de ser concluída.

Você entendeu a lógica desse movimento? Isso nos ajuda a ter foco. O que precisamos agora é o que deve ser encontrado de forma rápida e merece toda nossa atenção. Quando aquela atividade acaba, as informações passam a ter pouquíssima importância em termos de necessidade imediata e podem ser arquivas e futuramente encontradas via busca quando e se necessário.

A propósito, buscar e organizar são ações que precisam ser tratadas com inteligência e estão diretamente relacionadas a forma com usamos o Evernote. Se você gasta muito tempo classificando algo que raramente precisará, está simplesmente perdendo tempo. O Gustavo Faria, por exemplo, encara todo o Evernote dele com um espaço para buscas. Para ele é mais rápido buscar qualquer coisa em lugar de gastar tempo guardando tudo em muitos Cadernos específicos. No caso dele, organizar demais é claramente uma perda de tempo. No meu caso, estou sempre reutilizando os Cadernos de viagem e outros e por isso para mim faz sentido ter quase tudo separado e organizado da forma como faço. Chego mais rápido ao conteúdo e, consequentemente, estou ganhando tempo. Mas voltemos ao fluxo do Alexandre.

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O mais interessante é que esse funcionamento das coisas seguindo um fluxo de atividades se adequa muito bem a diversas situações da nossa vida pessoal e profissional e, além disso, pode ser facilmente reproduzido no Evernote usando o recurso de mover Notas entre Cadernos. É por isso que costumo dizer que nos workshops não ensino ninguém a usar o Evernote. Lá você aprende a se tornar mais eficiente levando em conta a nossa forma natural de pensar e agir. Ocorre que depois de muito procurar, descobri no Evernote a ferramenta mais apropriada para colocar tudo isso em prática.

E por que usar fluxos? Por vários motivos. Mas antes mesmo de entender isso, é fundamental lembrarmos do óbvio: ferramentas não trabalham. Se você não procurar ou criar um método próprio de trabalho, não vai conseguir descobrir qual a melhor ferramenta para você ou como configurar a ferramenta que você mais gosta. E pensar nas nossas atividades seguindo fluxos ajuda tanto nesse trabalho de configuração, quanto no foco.

Se a viagem atual do Alexandre é, por razões obvias, a mais importante de todas neste momento, nada mais eficiente que manter ela em foco. Aliás, ele poderia inclusive usar a Área de Atalhos do Evernote para manter o Caderno momentaneamente em evidência. Enfim, depois da viagem o conteúdo se tornará igual aos demais em importância e necessidade e poderá ser finalmente movido para o arquivão. Ou seja, ele tem na frente dele o que precisa agora e no futuro terá como usar a busca do Evernote ou as Etiquetas para encontrar algo que guardou. Em outras palavras, usar fluxos de atividades organiza o que diz respeito ao agora e ao depois.