Gerenciando tarefas com Lembretes do Evernote® no Sunrise

Há tempos, desde antes da existência dos Lembretes, venho tentando encontrar uma forma eficiente para gerenciar tarefas e projetos via Evernote®. Há infinitas possibilidades, inclusive portar o GTD® inteiro para dentro do aplicativo [entenda como aqui e aqui], mas prefiro alternativas mais simples.

Meu modelo, inspirado em partes do GTD® e também na estrutura dos aplicativos Things e Wunderlist vinha me atendendo bem, mas faltava um pequeno detalhe. Não havia como ver em uma única tela tudo que era preciso fazer em um dia, semana ou mês. E "tudo" significa tudo! Compromissos, tarefas, projetos, viagens etc. Essa macro-visão é muito importante para facilitar a programação de ações a médio e longo prazos.

+ VCP 149 - Things ou Wunderlist

No VCP 172, expliquei como o Sunrise tem me ajudado nessa atividade. O aplicativo se integra a uma série de serviços e mostra todas as informações em uma tela estilo calendário. E para minha felicidade, o Evernote faz parte da lista.

Cada aplicativo interage de uma forma diferente com o Sunrise. A regra do Evernote® é a seguinte:

  • Todo Lembrete criado via Sunrise, aparecerá no seu Caderno Padrão do Evernote®;
  • Porém, Lembretes criados em qualquer Caderno no Evernote® também aparecerão no Sunrise;
  • Os Lembretes sempre aparecem no Sunrise com base na data e hora do Lembrete e não na data e hora de criação da Nota (adorei essa parte!).

O que venho experimentado é adaptar meu modelo de múltiplos Cadernos para um único Caderno, com tarefas e ações organizadas via Etiquetas. Por exemplo, para os episódios dos podcasts, existem: "gravar" e "editar". Não existe publicar, pois essa ação está definida como uma entrada de calendário com data recorrente no Sunrise. Porém, estou também experimentando uma alternativa. Eliminar a entrada recorrente e trabalhar só com base nas Etiquetas e modificação da data do Lembrete a cada ação. Vamos a um exemplo:

  1. Crio a Nota do próximo podcast que será publicado no dia 26 e incluo um Lembrete para o dia 23, data limite para ter a pauta pronta. Também coloco a Etiqueta "gravar";
  2. No dia 23, concluo a pauta e modifico o Lembrete para 24, que é a data reservada para gravação;
  3. Dia 24, realizo a gravação, modifico a data do Lembrete para 25, apago a etiqueta "gravar" e incluo a Etiqueta "editar";
  4. Dia 25, trabalho na edição, modifico o Lembrete para 26 e removo a Etiqueta "gravar".

No intervalo curto ilustrado neste exemplo, pode parecer trabalho excessivo para algo que acontecerá em uma semana. Porém, na prática, tenho várias ideias e vários episódios dos diversos podcasts são construídos ao mesmo tempo e ao longo de diversas semanas. Com esse modelo, posso ir incluíndo novas Notas com ideias para novos episódios e também filtrar todos que precisam da mesma ação e escolher o próximo da fila para trabalhar.

O mesmo raciocínio vale para artigos. Posso definir uma data final para escrever, outra para editar/publicar. Ou seja, mesmo juntando todo conteúdo que produzo em um único Caderno, fica fácil filtrar o trabalho por Etiquetas. Posso filtrar por "gravar" ou "editar", executar as ações e depois modificar os Lembretes e Etiquetas.

Já as Etiquetas "dica"; "artigo", "vcp" etc. filtram os projetos. E para combinar tudo isso em um único click, posso usar a Gramática na caixa de buscas e salvar a ação na área de Atalhos.

+ Introdução a Gramática Evernote® (vídeo)

Por exemplo, ao escrever notebook:2do tag:dica tag:gravar, serei apresentado a todas as Notas dentro do Caderno 2do que estão marcadas com as etiquetas "dica" (representando o projeto Diário de um elefante) e "gravar" (representando a ação de gravar). Com essa combinação, posso separar as atividades por projeto e ao mesmo tempo por tipo de tarefa que tenho que realizar.

E com todos os Lembretes aparecendo dentro do Sunrise, tenho acesso ao que farei nos próximos dias e posso facilmente localizar intervalos para incluir reuniões ou outras atividades. Em paralelo, dentro do Caderno 2do dentro do Evernote® consigo ver (ou marcar como concluído) tudo que tenho para fazer hoje e nos próximos dias via lista de Lembretes.

Por ora está funcionando muito bem, mas, gosto sempre de experimentar por um período longo e ir ajustando as arestas. Portanto, fique ligado no site, nos podcasts e no Periscope para acompanhar a evolução dessa ideia.