Como executar partes de diversas tarefas sem desperdício

Para que a técnica Pomodoro funcione bem, a primeira coisa a fazer é criar uma lista das atividades que pretende executar e estimar quantos Pomodori (blocos de execução) gastará para cada uma delas.

Dividir atividades em várias partes traz consigo algumas vantagens interessantes. Por exemplo, permite que você comece a executar algo nos primeiros momentos do dia e, depois de alguns Pomodori, passe para outra atividade da lista.

A imagem abaixo ilustra duas atividades, a azul e a vermelha. A cor mais escura representa o tempo já utilizado e a mais clara, o restante do tempo estimado. No exemplo, a duração total de cada uma das atividades foi estimada em 4 Pomodori. Ou seja, considerando intervalos de 5 minutos, são duas horas para cada.

Comecei executando a atividade azul; depois de uma hora houve uma substituição representada pela pausa na cor azul claro e mudança para a vermelha; completei a vermelha e finalmente, a partir da terceira hora, voltei para a azul e a concluí a atividade. Depois de 4 horas, as duas atividades estavam completas.

Este é apenas um exemplo para ilustrar a possibilidade de alternância, mas no mundo real prefiro começar e concluir a maior parte das atividades, porque a maioria delas exige muita concentração e seqüência. Por exemplo, escrever um artigo, gravar um podcast etc.

Por outro lado, há, sim, as que são mecânicas e, nesse caso, são fracionadas. A edição de episódios do podcast ou vídeo para o YouTube são bons exemplos. Gasto muito tempo trabalhando no material ao longo da semana e sempre dedico alguns Pomodori diariamente para as duas atividades.

Outra forma de dividir Pomodori ao longo dos dias é recebendo ou estabelecendo metas. Se algo tem que estar pronto em determinada data, basta se planejar distribuindo os Pomodori daquela atividade ao longo dos dias até o momento de conclusão e entrega.

Não sou tão rígido com os blocos de execução e intervalos. Por outro lado, sou extremamente rígido com o bloqueio das notificações. Isso é fundamental para evitar distrações e divagações que causam enorme prejuízo à execução das tarefas.

A técnica Pomodoro é uma excelente forma de se programar e executar trabalhos utilizando diferentes intervalos de tempo. E lembre-se, mantenha tudo o mais simples possível. Não perca tempo com aplicativos e sistemas sofisticados. Invista na execução utilizando lápis (ou caneta), papel e cronômetro.

The Pomodoro Technique (livro oficial)

Na prática, o que faço é copiar para o papel as tarefas que tenho organizadas no Evernote e a medida que vou as executando, simplesmente risco os itens. Em um segundo momento ajusto o status das tarefas no Evernote e jogo o papel fora.