Encontrar seus arquivos pode ser mais simples do que você imagina

Já tratei do assunto organização digital eficiente no vídeo “Será que faz sentido organizar tudo o tempo todo?” e também na 4ª edição do meu livro Organizando a vida com o Evernote. Na prática significa que não precisamos guardar tudo em pastas e sub-pastas sempre.

A tecnologia evoluiu muito nos últimos anos e a inteligência artificial está se transformando em uma grande aliada da organização. O Evernote, Dropbox, Google Drive e tantos outros aplicativos e sistemas estão embarcando nessa tendência e está cada vez mais fácil encontrar o que você precisa.

Evernote

Por exemplo, no Evernote para Windows e Mac existem as setas de navegação que aparecem no topo da tela. Elas funcionam de forma muito parecida com as do seu navegador para Internet. Ou seja, elas refazem seu caminho entre Cadernos e Notas utilizados recentemente no aplicativo.

Estatisticamente existe uma chance muito grande de que o que você procura ser exatamente o que você acabou de usar. Então em lugar de ficar navegando por todo o Evernote em busca daquele Nota ou Caderno, experimente as setas e voltar no tempo.

No Mac elas já vêm pré-ativas. No Windows, basta clicar na barra de ferramentas com o botão direito do mouse e arrastar as setas para a barra (vide imagem abaixo).

Outra dica no Evernote são as teclas de atalho ctrl + q (Windows) e cmd + j (Mac). Elas abrem uma janela de busca por cima da janela do Evernote. Repare que logo abaixo da caixa de busca aparecerão sugestões. O Evernote tende a mostrar itens que você utiliza com mais frequência.

Setas de navegação no Windows

Dropbox

Ao entrar no Dropbox via navegador web ou no aplicativo para telefone ou tablet, você verá uma aba chamada “Recentes”. A lógica é a mesma. O conteúdo que foi incluído no Dropbox aparecerá cronologicamente na lista. Ou seja, essa aba está ali para facilitar sua vida. Dê uma olhada no conteúdo antes de mergulhar fundo no seu sistema de pastas e sub-pastas.

Google Drive

No Google Drive os arquivos recentes também aparecem na web e nos aplicativos para telefone e tablet. Ao acessar seu conteúdo usando o endereço http://drive.google.com, é possível ativar o histórico de atividades clicando no "i" que aparece no canto superior direito da tela (vide imagem).

Trata-se de um recurso um pouco mais sofisticado que o do Dropbox porque você verá na cronologia os arquivos nos quais trabalhou recentemente. É algo bem similar a ordenação por "última atualização" de Notas que existe no Evernote. E ao entrar via http://docs.gooogle.com, http://sheets.gooogle.com ou http://slides.gooogle.com, a cronologia seguirá também a ordenação por "ultima atualização", porém mostrando cada tipo de arquivo separadamente: texto, planilhas e apresentações.

Android e iOS

A navegação entre os aplicativos do seu telefone também segue esse raciocínio. Quando você usa o recurso de apertar duas vezes no botão Home do iPhone ou o botão que mostra todas as janelas abertas no Android, repare bem, elas estão sempre ordenadas de acordo com a cronologia de uso recente.

Qual a moral da história?

Antes de sair clicando freneticamente em pastas e subpastas, respire fundo e de uma olhada na relação de itens recentes. Você vai se surpreender com a quantidade de vezes em que você encontrará exatamente o que está procurando.

Será que estamos próximos de uma overdose de WhatsApp?

Meus clientes andam reclamando de um problema idêntico, estão todos se sentindo sufocados pela quantidade de mensagens que trocam diariamente.

O WhatsApp é uma ferramenta muito útil, mas como todas as outras, precisa ser utilizada a seu favor. Há situações em que as mensagens rápidas são extremamente eficientes, mas cuidado com o uso generalizado. Quando a tecnologia está prejudicando o desenrolar natural das coisas, algo está muito errado.

Você entende que ao responder freneticamente todas as mensagens isso significa que seu tempo está sendo controlado por outras pessoas? Será que ficar horas trocando mensagens com um mesmo colega de trabalho, cliente ou fornecedor faz sentido?

Em situações como essa não seria mais apropriado uma ligação, uma reunião rápida ou videoconferência para solucionar o problema de uma forma direta e eficiente?

O conjunto de sugestões que tenho dado para meus clientes é o seguinte:

  1. Adotar uma outra ferramenta exclusiva para comunicação interna. Pode ser o Slack, conversas dentro dos cards do Trello ou algo similar. Funciona muito bem porque além do histórico permanecer na empresa, toda vez que uma notificação chegar por ali, já é sabido que se trata de algo relacionado à empresa e direcionado especificamente a você e ao trabalho já descrito ou em discussão no Card. Nada de mandar algo para o grupo inteiro, quando só uma pessoa precisa ser acionada. Ou seja, todos podem deixar o WhatsApp e similares de lado e responder colegas e familiares nos intervalos.
  2. Gradativamente reeducar os contatos. Existe uma grande verdade comercial que um chefe me ensinou no início da minha carreira: “Responda antes que o cliente pergunte”. Portanto, um fluxo constante de envio de informações, atualizações e próximos passos por email ou nota compartilhada do Evernote contendo um histórico atualizado, funcionam muito bem.

Fazendo isto, não haverá perda de tempo com infinitas trocas de mensagem e o cliente, fornecedor, chefe ou colega de trabalho ficará com a impressão de um atendimento incrivelmente eficiente.

Porém, para conseguir atingir algo assim, é preciso estar organizado de forma apropriada e ter fluxos de atividades bem definidos. É difícil? Não. Mas você precisa parar e fazer.

8 - Uma ideia para usar Notas públicas do Evernote

Tudo começou com um dos meus clientes que é corretor. Um dos problemas que ele procurava resolver era o trabalho repetitivo de envio de conteúdo para seus próprios clientes.

Conforme explico mais detalhadamente no áudio, sugeri o uso de Notas compartilhadas. Ele adorou a ideia e eu passei a sugerir a mesma coisa para diversos outros profissionais.